Anforderungen an Registrierkassen ab 1.1.2020

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist
seit dem 28.12.2016 in Kraft. Danach unterliegen die Registrierkassen und PC-Kassensysteme,
die von Unternehmen mit Bargeldeinnahmen genutzt werden, als vorgelagerte Systeme
der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie
die eigentlichen Buchführungssysteme. Seit dem 1.1.2017 dürfen nur
noch solche elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine komplette,
dauerhafte Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Seit
dem 1.1.2018 gibt es die sog. Kassen-Nachschau.

Zum 1.1.2020 treten weitere verschärfende Auflagen für die elektronischen
Kassensysteme in Kraft.
Dazu gehören insbesondere:

  • Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung: Die
    elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen müssen
    ab 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
    ausgestattet sein. Dazu gewährleistet das Sicherheitsmodul, dass alle
    Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später
    nicht mehr unerkannt verändert werden können. Auf einem Speichermedium
    werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
    gespeichert. Eine digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose
    Datenübertragung.
  • Belegausgabepflicht: Registrierkassen müssen in der Lage sein,
    für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen, entweder
    elektronisch oder in Papierform. Dazu wird die Pflicht zur Ausgabe von Quittungen
    an die Kunden eingeführt. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem
    Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft
    nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.
  • Meldungspflicht an die Finanzverwaltung: Damit die Informationen
    zu den Registrierkassen der Finanzverwaltung schon bei der risikoorientierten
    Fallauswahl für Außenprüfungen und bei der Prüfungsvorbereitung
    zur Verfügung stehen, muss der Nutzer, der elektronische Aufzeichnungssysteme
    verwendet, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme
    des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichem Vordruck u. a. Art,
    Anzahl, Seriennummer und die Anschaffungsdaten der im jeweiligen Unternehmen
    eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme, sowie die Art der zertifizierten
    technischen Sicherheitseinrichtungen mitteilen. Steuerpflichtige, die ein
    elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, müssen
    die Meldung bis zum 31.1.2020 abgeben.
  • Sanktionierung von Verstößen: Verstöße gegen
    die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung
    können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000
    € geahndet werden, unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden
    entstanden ist.

Bitte beachten Sie! Für Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor
dem 1.1.2020 angeschafft wurden, die den Regelungen der Aufbewahrung digitaler
Unterlagen entsprechen und nicht umgerüstet werden können, gilt eine
Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.
Eine Pflicht zum Einsatz elektronischer Registrierkassen gibt es auch weiterhin
nicht.